Checkliste im Todesfall
Ein Todesfall trifft Angehörige in einem Moment, in dem eigentlich nichts mehr funktioniert – und trotzdem plötzlich alles geregelt werden muss.
Neben der emotionalen Belastung kommen organisatorische Anforderungen, rechtliche Fristen und finanzielle Entscheidungen hinzu, die keine Aufschiebung erlauben.
Für Freiberufler ist die Situation oft zusätzlich komplex: Praxen müssen abgesichert oder geordnet übergeben werden, Kammern und KZVen müssen informiert werden, Versicherungen und Versorgungswerke greifen ineinander – und das alles, während der familiäre Alltag stillsteht.
Diese Checkliste soll in dieser schwierigen Zeit Ruhe, Struktur und Orientierung geben. Sie ersetzt keine persönliche Beratung, aber sie zeigt klar, was jetzt wichtig ist, welche Fristen gelten und welche Stellen unbedingt informiert werden sollten. Schritt für Schritt, ohne Druck – damit nichts übersehen wird, und damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Abschied und Ihre Familie.
SOFORT (innerhalb der ersten Stunden)
- Arzt rufen zur Feststellung des Todes → Totenschein.
- Bestatter beauftragen (am selben Tag) → Überführung organisieren.
- Angehörige informieren und Vertrauensperson benennen.
Innerhalb der ersten 3 Tage
- Sterbeurkunde beim Standesamt beantragen Frist: 3 Werktage.
- Lebens-, Unfall-, Sterbegeldversicherung melden Frist: 24–72 Stunden.
- Berufliche Stellen informieren: Ärztekammer / KZV / KV, Arbeitgeber/Praxispartner, ggf. Weiterbildungsbefugnis.
- Gesetzliche/Private Krankenversicherung und Rentenversicherung/Versorgungswerk informieren.
Innerhalb der ersten Woche
- Testament im Original beim Nachlassgericht abgeben unverzüglich (§ 2259 BGB).
- Praxisbezogene Verträge prüfen: Mietvertrag Praxis, Arbeitsverträge, Geräte‑Leasing, EDV, Hygiene/Entsorgung, Wartungen.
- Privat- & Praxisversicherungen informieren: Berufshaftpflicht, Praxisinhalts-, Elektronik-, Rechtsschutz-, Cyber, Kfz, Hausrat/Gebäude, PKV/Beihilfe.
- Digitalen Nachlass sichern: E‑Mail, Social Media, Praxissoftware (PVS/KIS/Dentalsoftware), KIM/Telematik, Cloud, MFA‑Tokens, Zertifikate.
- Wohn-/Heimsituation klären: Mietvertrag (Sonderkündigung 1 Monat), Pflegeheim (Räumungsfristen teils 2 Tage!)
Innerhalb des 1. Monats
- Bestattung organisieren und durchführen (Kostenangebot vergleichen; Grabpflege bedenken).
- Hinterbliebenenrente (Witwen/Witwer, Waisen, Erziehungsrente) beantragen Frist: 12 Monate.
- Praxis: Nachfolge/Übergabe/Schließung vorbereiten; Patientenkommunikation & Datenschutz beachten (Vertretungsregelungen, KV/KZV‑Meldungen).
- Finanzen sichern: Bankkonten/Depots, Vollmachten, Daueraufträge; Postnachsendeauftrag.
Nach 4–6 Wochen
- Erbe annehmen oder ausschlagen Frist: 6 Wochen ab Kenntnis (§§ 1944, 1953 BGB) (6 Monate, wenn Auslandsbezug).
- Erbschein nur falls nötig beantragen (Banken, Grundbuch); Notarielles Testament kann genügen.
- Pflichtteile prüfen (Ehegatte, Kinder, ggf. Eltern).
Mittelfristig (1–6 Monate)
- Finanzamt informieren über den Erwerb von Todes wegen Frist: 3 Monate (§ 30 ErbStG).
- Nachlassverzeichnis erstellen; Vermögenswerte sichern (Konten, Depots, Immobilien, Praxiswerte, Forderungen, Schulden).
- Praxisabwicklung: Kaufvertrag/Abwicklung, Abgabezulassung, Personal, Inventar, Datenarchivierung (ärztliche Aufbewahrungspflichten beachten).
Rechtliche Eckpunkte & Fristen (Kurzüberblick)
| Thema | Wesentlich | Frist/Hinweis |
|---|---|---|
| Testament einreichen | Original beim Nachlassgericht | Unverzüglich (§ 2259 BGB) |
| Erbausschlagung | Persönlich vor Gericht / notariell | 6 Wochen ab Kenntnis; 6 Monate bei Auslandsbezug |
| Pflichtteilsanspruch | Geldanspruch (½ gesetzl. Erbteil) | Verjährung 3 Jahre ab Jahresende der Kenntnis; absolut 30 Jahre |
| Erbschein | Nur wenn nötig (Kosten nach Nachlasswert) | Notarielles Testament + Eröffnungsprotokoll oft ausreichend |
| Erbschaftsteuer | Freibeträge: Eheg./LP 500k; Kinder/Stiefk. 400k; Enkel 200k; sonst. 20k | Meldung 3 Monate; ggf. Erklärung auf Anforderung |
| Immobilie (Familienheim) | Steuerfrei bei Selbstnutzung (10 Jahre) | Einzug i.d.R. binnen ~6 Monaten |
Hinweis: Bei Praxisnachfolge/Schließung sind Kammer-, KV/KZV- und Datenschutzvorgaben sowie Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen zwingend zu beachten; Übergabe vertraglich & haftungsarm gestalten (Berufshaftpflicht prüfen).
Wichtige Unterlagen
Personen & Standesamt
- Totenschein, Sterbeurkunde, Personalausweis
- Geburts‑, Heirats‑, Scheidungs‑, ggf. Sterbeurkunden
- Vollmachten (Vorsorge, Konto), Patientenverfügung
Vermögen & Verträge
- Bank‑/Depotunterlagen, letzter Rentenbescheid
- Versicherungen (Leben, Unfall, Sterbegeld, PKV, Haftpflicht, Praxis)
- Miet‑/Leasing‑/Lieferverträge, IT‑Wartung, Lizenzen
Digital & Praxis
- Logins (E‑Mail, PVS/KIM/Telematik, Cloud, MFA‑Tokens)
- Zertifikate/Signaturkarten, Telefonanlage
- Patientendaten‑Archiv, Abrechnungen (KV/KZV), Buchhaltung
Optional: Vorsorge & Beratung
Empfehlenswert sind rechtzeitige Nachlassplanung (Testament/Erbvertrag), digitale Nachlassregelung, Bestattungsvorsorge/Sterbegeld, Aktualisierung von Vollmachten, sowie steueroptimierte Übertragungen (Schenkungen, Freibeträge).
Lassen Sie sich gerne beraten und planen Ihren Nachlass rechtzeitig.
